Kommunikasjon, både med kunder og mellom de ansatte i en bedrift er utrolig viktig. For at de ansatte i en bedrift skal kunne samarbeide godt sammen er det viktig med god kommunikasjon internt. Likeså viktig er det med organiseringen av kundekontakten.
Har du egentlig kontroll over:
Når den siste e-posten mellom noen i din bedrift og deres kunder sendt - og hva ble egentlig diskutert?
Hvem som snakket med en kunde sist på telefonen og om det ble avtalt noe da?
Hva skjer om en ansatt er syk eller slutter - har de andre i bedriften tilgang til den samme informasjonen, og hvor finner de den egentlig?
Har du en oversiktlig måte å organisere all kundekontakten i bedriften?
Dette er spørsmål som du og din bedrift må kunne svare på for å kunne gi deres kunder den beste oppfølgningen. Nettopp derfor er det utrolig viktig å ha oversikten over all kundekontakt i bedriften.
Få oversikt
Om du kan svare «ja» på spørsmålene ovenfor - supert! Da har dere kontroll både på kommunikasjonen og lagring av informasjonen. Dersom svaret ditt var «nei» på spørsmålene kan det være lurt å gå til anskaffelse av et CRM-system.
Å håndtere og ha oversikt over all data å informasjon som samler seg opp kan vanskelig uten et system. Uavhengig om dere er en stor bedrift med mange kunder eller en mindre bedrift med færre ansatte kan det fort bli en stor jobb. Det å skulle ha kontroll over hvor man har lagret blant annet kontaktinformasjon, tidligere kontrakter eller henvendelser kan være en utfordring.
Organiser kundekontakten
Å samle all data og kommunikasjon på en plass er en ting, men når det først er samlet på en plass, er det viktig å også organisere dataen på en oversiktlig måte.
Det finnes flere ulike måter å organisere kundekontakten i et CRM-system og mulighetene varierer fra system til system, og det er opp til hver enkelt bedrift hvordan de best kan organisere sin kundekontakt for å oppnå mest mulig oversikt. I AIFlow har vi blant annet løst dette med egendefinerte felt og tags.
Egendefinerte felt
Egendefinerte felt i AIFlow finner du blant annet på kundekortene. Her kan du selv opprette de feltene som din bedrift har behov for. Eksempelvis kan dette være «Nettside», «Kommentar» eller du kan opprette et eget felt for hver avdeling i bedriften. Fremfor at man må bla oppover på kundekortet for å finne informasjonen man er på jakt etter kan man ha den oversiktlig i sidemenyen.
Kategorier
I AIFlow kan man opprette egne kategorier som vises på kundekortet. Dersom man eksempelvis bruker bransjer som tagger kan man enkelt få en oversikt over hvilke bedrifter i systemet som tilhører hvilken bransje.
En annen måte man kan bruke kategorier på er om du eksempelvis har kontakt med en nåværende eller potensiell kunde som sier de ikke har behov for dine tjenester per dags dato, men at det kan være relevant for en sommer- eller vinterkampanje. Da kan du enkelt markere kunden med «Sommerkampanje» og dermed vet du når denne kunden skal kontaktes.
Da kan du få en oversiktlig liste i AIFlow, i tillegg til at du kan eksportere ut Excel-lister basert på disse kategoriene, dersom du skulle ha behov for det. Når man jobber med en kundebase, uavhengig av størrelse, er det en fordel at man enkelt kan hente ut en kundeliste.
Dette er bare noen av fordelene et CRM-system kan gi en bedrift, det viktigste er at din bedrift finner et system som kan tilpasses deres arbeidsmåter og som passer for deres bedrift.
