Hvordan kan du jobbe enklest i AIFlow og hvordan finner du flyten for en enklere hverdag?
Ny kunde
Når du skal legge til en ny kunde i AIFlow kan du enkelt søke opp bedriften. AIFlow er direkte koblet til Brønnøysundregisteret og fyller automatisk inn informasjon som bedriftsnavn, organisasjonsnummer og adresse for deg, dette vil også bli lagret på kundekortet.
Alt du trenger å gjøre er å søke opp bedriftsnavnet eller organisasjonsnummeret til den nye kunden.
Når kunden er opprettet vil et kundekort bli laget automatisk. På kundekortet samler du all informasjon om kunden på et sted.
Du kan blant annet loggføre det som blir diskutert med kunden i en aktivitetslogg, og laste opp filer knyttet til den spesifikke kunden. Du kan også lagre faste kontaktpersoner og deres kontaktinformasjon. Lagrer du en kontaktperson med en e-postadresse vil e-poster sendt til eller fra denne adressen automatisk synkroniseres inn på kundekortet - uavhengig av hvem i bedriften som har dialog med kunden.
Sende ut et tilbud
Før du sender ut et tilbud må du legge inn dine produkter i AIFlow og opprette en kontrakt. Du kan opprette så mange kontrakter som du selv ønsker. Når du har gjort dette og opprettet et kundekort for kunden er det enkelt å sende ut et tilbud.
Med tre enkle trinn har du sendt ut en avtale:
Velg kunde
Velg produkter
Be kunden om signatur
Kunden mottar da en e-post med en digital kontrakt, som de signerer digitalt. Når kunden har signert kontrakten vil du få en notifikasjon i AIFlow og kunden vil motta en e-post med en kopi av den signerte avtalen.
Automatisk opprettelse av ordre
Når kontrakten er signert blir dette automatisk registrert på kundekortet til den kunden det gjelder, og det vil bli synlig flere steder i AIFlow. Ved hjelp av automatisering vil det også bli opprettet en ordre på kundekortet. All informasjon knyttet til ordren gjøres tilgjengelig og du har en egen aktivitetslogg i ordremodulen, slik som på kundekortet.
Automatiser oppgaver
I AIFlow kan du automatisere din arbeidsflyt med å opprette automatiske oppgaver når en ordre blir opprettet. Du velger selv hvem i bedriften du skal tildele hvilke oppgaver til. Dersom du har registrert at det skal tildeles oppgaver til noen ansatte i bedriften vil disse bli synlig i oppgavemodulen og på kundekortet når en ordre blir opprettet. De aktuelle personene vil også få en notifikasjon i AIFlow at en oppgave er tildelt dem.
Oppgavene i AIFlow kan også brukes på egenhånd og trenger ikke være knyttet til et salg eller en ordre. Du kan tildele oppgaver til deg selv eller kollegaene dine.
Ha en oversikt over tidsbruk
Tidsrapportering i AIFlow gir deg en god oversikt over hvor mange timer som er brukt på hver oppgave og på hver kunde. Du kan også få en oversikt over hvem i bedriften som registrerer tid og hvor mye tid de registrer. Dersom du ønsker å bruke timene som dokumentasjon eller faktura grunnlag kan du enkelt eksportere ut kundelistene.
Få en enklere og mer besparende hverdag du også med å jobbe i AIFlow.
